Fragen & Antworten E-Rechnung und XRechnung
Fragen & Antworten Grundlagen und Gültigkeit
Eine XRechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung im XML-Format. Sie enthält die Rechnungsdaten in einer standardisierten, maschinenlesbaren Form und kann dadurch automatisiert von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden.
Im Unterschied zu einer PDF-Rechnung ist die XRechnung nicht primär für die direkte Ansicht bestimmt.
Ihre Rechnungen werden künftig nicht mehr als als PDF oder in Papierform erstellt, sondern im XML-Format an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse übermittelt. Die bisherige zusammengefasste PDF-Rechnung z. B. für mehrere Sparten wird durch separate XRechnungen im XML-Format je Vertrag und Sparte ersetzt.
Die elektronische Rechnung wird im Geschäftsverkehr zunehmend zum Standard. Die Stadtwerke Hilden GmbH stellen ihren Rechnungsversand für Geschäftskunden deshalb auf das strukturierte Format XRechnung um.
Nein. Die Stadtwerke Hilden stellen für den digitalen Rechnungsversand das Format XRechnung bereit. Ein Versand im ZUGFeRD-Format ist nicht vorgesehen.
Nein. Eine XRechnung ist eine strukturierte XML-Datei und keine PDF-Datei. Sie enthält die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form. Da für jeden Vertrag und jede Sparte eine eigene XRechnung erstellt wird, erhalten Sie gegebenenfalls mehrere XML-Dateien.
Nein. Die XRechnung wird als strukturierte XML-Datei übermittelt. Eine zusätzliche PDF-Datei ist nicht vorgesehen.
Nein. Die Stadtwerke Hilden stellen die Rechnungen künftig als XRechnung im XML-Format bereit.
Eine zusätzliche PDF-Datei versenden wir nicht. Die bisherige gemeinsame PDF-Rechnung für mehrere Sparten wird durch separate XRechnungen je Vertrag und Sparte ersetzt.
Nein. Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung und die Umstellung auf das XRechnung-Format betreffen ausschließlich Verträge im B2B-Bereich (Geschäftskunden, Unternehmen, Behörden, Selbstständige und Vereine). Rechnungen für Privatkunden (B2C) werden weiterhin im gewohnten Format erstellt.
Fragen & AntwortenAblauf und Fristen
Die Umstellung erfolgt ab 1. Januar 2027. Ab diesem Zeitpunkt stellen wir Ihre Rechnungen für das angegebene Unternehmen grundsätzlich als XRechnung bereit.
Die Rechnungsstellung erfolgt getrennt nach Vertrag und Sparte. Dadurch kann jede XRechnung eindeutig dem jeweiligen Vertrag und der jeweiligen Sparte zugeordnet und automatisiert verarbeitet werden. Die Anzahl der Dateien richtet sich daher nach der Anzahl Ihrer Verträge und Sparten. Haben Sie beispielsweise zwei Stromverträge und einen Gasvertrag, erhalten Sie insgesamt drei separate XML-Dateien.
Für die reibungslose Umstellung auf das neue Abrechnungssystem und das XRechnung-Format erstellen wir für Sie eine einmalige Endabrechnung. So stellen wir sicher, dass alle bisherigen Verbräuche exakt abgegrenzt sind und die zukünftigen Abrechnungen nahtlos im neuen System starten können. Hinweis: Je nach Vertragsanlage Ihres Unternehmens erhalten Sie von uns eine neue Kundennummer.
Ohne Ihre aktuellen Empfangsdaten können wir die elektronische Zustellung möglicherweise nicht korrekt vornehmen. Bitte übermitteln Sie Ihre Daten daher rechtzeitig vor dem Umstellungstermin über unser Online-Formular.
Nein. Die bisherige gemeinsame PDF-Rechnung wird künftig nicht mehr als eine zusammengefasste Rechnung für mehrere Sparten bereitgestellt.
Stattdessen wird für jeden Vertrag und jede Sparte eine eigene XRechnung im XML-Format erstellt. Die einzelnen XML-Dateien sind jeweils eigenständige Rechnungen und müssen separat verarbeitet und archiviert werden.
Fragen & AntwortenAngaben im Online-Formular
Ja. Nachträgliche Änderungen der E-Mail-Adresse oder anderer Rechnungsdaten können Sie uns jederzeit mitteilen.
Nutzen Sie dafür unser Online-Formular oder schreiben Sie uns eine E-Mail an: email hidden; JavaScript is required
Bitte geben Sie dabei immer die betreffende Kundennummer (Vertragsnummer) an.
Wenn Sie mehrere Kundennummern bei den Stadtwerken Hilden GmbH haben, füllen Sie das Formular pro Kundennummer einmal aus. Sie erhalten pro Kundennummer ein Anschreiben von uns.
Für Ihr Unternehmen können Sie nur eine zentrale E-Mail-Adresse für den Versand der XML-Rechnungen hinterlegen. Zusätzlich können Sie eine weitere E-Mail-Adresse für organisatorische oder allgemeine Rückfragen angeben. Vermeiden Sie nach Möglichkeit die persönlichen E-Mail-Adressen einzelner Mitarbeitender.
Fragen & AntwortenAnzeige, Verarbeitung und Archivierung
Sie benötigen ein Buchhaltungs- oder ERP-System, das XRechnungen beziehungsweise strukturierte XML-Rechnungen (nach der europäischen Norm EN 16931) verarbeiten kann. Für die lesbare Darstellung kann zusätzlich ein XRechnung-Viewer eingesetzt werden.
Sie können die XML-Datei jederzeit kostenfrei über den offiziellen E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal hochladen. Dort wird der Datensatz sofort in eine übersichtliche und lesbare Dokumentenansicht umgewandelt.
Speichern und archivieren Sie jede empfangene XRechnung in ihrer ursprünglichen elektronischen Form als XML-Datei. Eine PDF-Ansicht oder ein Ausdruck ersetzt die ursprüngliche XML-Datei nicht. Die alleinige Archivierung als PDF-Datei oder in Papierform erfüllt die Anforderungen der GoBD nicht und ist steuerrechtlich unzulässig.
Wenn uns für einen Vertrag oder eine Sparte keine aktuellen Empfangsdaten vorliegen, kann die elektronische Zustellung möglicherweise nicht korrekt erfolgen. Bitte übermitteln Sie das Formular daher für jeden Vertrag und jede Sparte separat.
Die Zuordnung erfolgt anhand der Angaben in der XRechnung, insbesondere anhand der Kundennummer, Vertragsnummer, Sparte und Rechnungsnummer.
Bitte achten Sie darauf, die einzelnen XML-Dateien Ihrem jeweiligen Vertrag und Ihrer jeweiligen Sparte korrekt zuzuordnen.